Добровольное сокращение рабочего графика (VRWS)

Введение

Добровольное сокращение рабочего графика (VRWS) - это программа, которая позволяет сотрудникам добровольно обменять доход на отгулы. Программа VRWS доступна для имеющих право на получение годового оклада сотрудников управленческого/конфиденциального звена и сотрудников, представленных Ассоциацией работников гражданской службы (CSEA), Федерацией государственных служащих (PEF), Объединенными университетскими профессорами (UUP) и Окружным советом 37 (DC37). Индивидуальные соглашения VRWS могут заключаться на любое количество периодов выплаты заработной платы, но не более чем на 26 двухнедельных периода выплаты заработной платы, и должны истекать не позднее конца последнего периода выплаты заработной платы в финансовом году.

Цели

1. VRWS предоставляет учреждениям гибкий механизм распределения кадровых ресурсов.
2. VRWS позволяет сотрудникам сокращать свой рабочий график с учетом личных потребностей и интересов.

Ограничения

Соответствие квалификационным требованиям:

Эта программа доступна для некоторых сотрудников с годовым окладом, входящих в группу профессиональных, научных и технических служб (PS&T), CSEA, UUP, DC37 и M/C.

Применяются следующие критерии приемлемости:

• Работники должны быть наняты для работы на полный рабочий день на основе годового оклада в течение как минимум одного двухнедельного периода начисления заработной платы, непосредственно предшествующего моменту вступления в программу VRWS. Время оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска с должности с полным годовым окладом удовлетворяет этому требованию.

  и

  Работники должны оставаться на должности с годовым окладом на полный рабочий день в течение срока действия соглашения VRWS.

  и

  Работник должен иметь один год непрерывной работы в штате по квалифицированному графику (любой график, дающий право на получение отпускных кредитов, не обязательно полный рабочий день).

  Другими словами, начиная с первого полного двухнедельного периода оплаты в октябре 2000 года, работники больше не будут обязаны отработать 26 последовательных двухнедельных периодов оплаты полного рабочего дня непосредственно перед заключением соглашения VRWS.

  В соответствии с порядком подсчета зачитываемой службы согласно Правилам учета рабочего времени, увольнения менее чем на один год и периоды отпуска без содержания любой продолжительности не засчитываются в годичный стаж, но и не являются перерывом в службе. Сотрудники, которые увольняются со службы в штате (в результате отставки, увольнения, увольнения и т.д.) более чем на один год, не могут засчитывать работу, предшествующую этому перерыву в службе, в годичный стаж (если только сотрудник не восстановлен Комиссией по гражданской службе или Департаментом или не назначен на должность в предпочтительном списке). Периоды участия в программе VRWS, больничного листа с половинной оплатой или отпуска по компенсации работникам, а также время участия в программе пожертвования отпусков засчитываются в годовой стаж.

• Сотрудники, которые имели право на участие в программе VRWS в соответствии с Руководящими принципами программы 1984-86 годов, продолжают иметь право на участие в программе, даже если они никогда не участвовали в программе VRWS 1984-86 годов. (Согласно Руководящим принципам программы 1984-86 годов, программа VRWS была доступна для сотрудников: (1) которые работали на полную ставку с годовым окладом по состоянию на 1 апреля 1984 года или (2) которые впервые поступили на работу в подразделение PS&T в качестве сотрудников на полную ставку с годовым окладом в период с 1 апреля 1984 года по 1 апреля 1986 года).

Сокращение рабочего графика: 

Сотрудники-участники могут сократить свой рабочий график (и зарплату) минимум на 5 процентов, с шагом в 5 процентов, максимум на 30 процентов.

Описание соглашения о VRWS сотрудника

• Работник разрабатывает план сокращенного графика работы.
• Руководство рассматривает и утверждает план, если он соответствует операционным потребностям.
• Совместно согласованный план уточняет:
  • Срок действия соглашения VRWS, который может составлять максимум 26 периодов выплаты заработной платы раз в две недели, при этом срок действия соглашения VRWS истекает не позднее последнего дня последнего периода выплаты заработной платы в финансовом году.
  • Процентное сокращение рабочего графика и заработной платы.
  • Количество времени VR, заработанного в обмен на уменьшенную зарплату.
  • График использования заработанного времени VR. Это может быть либо фиксированный график, например, каждая пятница, каждая среда после обеда, целый месяц отдыха и т.д., либо периодические отгулы.
    • Фиксированный график отгулов VR сотрудника, после того как график VRWS был согласован с руководством, не может быть изменен без согласия сотрудника, за исключением чрезвычайных ситуаций. В случае изменения графика сотрудника без его/ее согласия, сотрудник может обжаловать это действие в ускоренной процедуре рассмотрения жалоб.
    • Время VR, используемое в качестве прерывистого отгула, будет подлежать планированию в течение срока действия соглашения VRWS и потребует предварительного одобрения со стороны руководителя работника.
• Пока действует соглашение VRWS, работник будет зарабатывать и накапливать кредиты VR в соответствии с процентным сокращением рабочей недели, например, сокращение на 10% приведет к 7,5 или 8 часам кредитов VR, заработанных за каждый период заработной платы, которые работник будет начислять за свои запланированные пропуски VR. Если график VRWS сотрудника предусматривает половину выходного дня каждую пятницу во второй половине дня, то за каждую пятницу будет начисляться 3,75 или 4 часа кредитов VR. Работник, чье соглашение VRWS предусматривает 10-процентное сокращение и отпуск на целый месяц, будет работать полную рабочую неделю 37,5 или 40 часов, начислять 7,5 или 8 часов VR кредитов каждый период выплаты заработной платы и иметь накопленные VR кредиты для использования в течение этого месяца.
• Работник никогда не прекращает выплату заработной платы. В течение всего срока действия соглашения сотрудник остается в статусе активного работника и получает чеки на оплату труда в каждый период выплаты заработной платы на согласованном, временно сниженном уровне.
• Работник будет работать пропорционально своему обычному графику работы в течение всего периода действия соглашения.
• Участие в программе VRWS не будет препятствием для последующего карьерного роста в агентстве или штате.
• Запланированное нерабочее время, взятое в соответствии с соглашением VRWS, не считается отсутствием для целей применения раздела 4.5(f) Правил государственной службы, регулирующего испытательный срок.

Ограничения по времени

Работник и руководство могут заключить договор VRWS на основе финансового года с любым количеством периодов выплаты заработной платы продолжительностью от одного (1) до двадцати шести (26). Срок действия договора VRWS должен истекать не позднее последнего дня последнего периода выплаты заработной платы в финансовом году. Договор VRWS должен начинаться в первый день периода начисления заработной платы и заканчиваться в последний день периода начисления заработной платы. Конечные остатки VRWS должны быть разделены по каждому финансовому году. Работник и руководство могут, по договоренности, прекратить или изменить соглашение VRWS, если потребности или обстоятельства работника изменятся.

Ведение учета рабочего времени

1. Все графики VRWS будут основаны на зачислении и списании кредитов VR в карточке учета рабочего времени сотрудника в рамках обычной 37,5 или 40-часовой рабочей недели.
2. Кредиты VR, заработанные во время действия соглашения VRWS, могут храниться в карточке учета рабочего времени сотрудника после окончания индивидуального соглашения VRWS и после окончания финансового года, но должны быть ликвидированы до 30 сентября, следующего за окончанием финансового года, в котором истекает срок действия индивидуального соглашения VRWS. Конечные остатки VRWS должны быть разделены по каждому финансовому году.
3. Нет требования, чтобы существующие кредиты оплачиваемого отпуска (включая ранее заработанные и зачисленные в банк кредиты VR) были исчерпаны до начала действия нового соглашения VRWS. Однако учреждения должны поощрять сотрудников использовать перенесенные кредиты VR в приоритетном порядке.

Продвижение кредитов виртуальной реальности: Восстановление дебета кредита VR

1. Чтобы удовлетворить потребности работника, чей договор VRWS предусматривает длительное отсутствие в период действия договора, агентство может авансировать кредиты VR в размере, не превышающем количество часов, за которые работник получает оплату в течение одного периода выплаты заработной платы.
2. Если сотрудник прекращает работу и имеет дебет VR, агентство должно восстановить дебет из задержанной выплаты зарплаты сотрудника за его последний период работы.

Координация с альтернативными графиками работы

Соглашения VRWS можно координировать с альтернативным графиком работы, если этого желает работник и это соответствует производственным потребностям. Например, соглашение VRWS может быть совмещено с четырехдневной неделей для сотрудника с 37,5 часами в неделю, если сотрудник согласится на 10-процентное сокращение, чтобы получить рабочую неделю из 3 дней по 8,5 часов и 1 дня по 8,25 часов. Такой график позволит работнику сэкономить на проезде, уходе за ребенком и т.д. Альтернативный график работы, который применяется к одному работнику, считается индивидуальным графиком работы и не требует утверждения в рамках обычного процесса утверждения альтернативного графика работы.

Влияние на пособия и статус

Влияние участия в программе VRWS на льготы и статус описано в Приложении А.

Влияние на оплату сверхурочной работы для сотрудников, имеющих право на сверхурочную работу

Плановое отсутствие на рабочем месте, зачисленное в кредиты VR, в отличие от отсутствия на рабочем месте, зачисленного в кредиты отпуска, не является эквивалентом отработанного времени для целей определения права на оплату сверхурочных по премиальным ставкам в течение рабочей недели. Например, сотрудник, который в соответствии с 80-процентным графиком VRWS работает четыре дня, зачисляет пятый день в кредиты VR и вызывается на работу на шестой день, не будет считаться отработавшим пятый день и, следовательно, не будет иметь права на оплату по премиальным ставкам за шестой день. Аналогичным образом, кредиты VR, заработанные, зачисленные в банк и начисленные после периода выплаты заработной платы, в котором они были заработаны, не учитываются при определении права на сверхурочные в ту рабочую неделю, в которую они были начислены. Однако сотрудники, работающие полный рабочий день с пониженной зарплатой и зачисляющие кредиты VR, которые в результате работы и начисления отпусков, кроме кредитов VR, превышают нормальную 37,5 или 40-часовую рабочую неделю, продолжают иметь право на сверхурочные отгулы и оплачиваются сверхурочно в эту рабочую неделю в зависимости от обстоятельств.

Разделы 135.2(h) и (i) Части 135 Правил сверхурочной работы Директора по бюджету отменяются в той мере, в какой это необходимо для того, чтобы разрешить выплату компенсации за сверхурочную работу сотрудникам, имеющим право на сверхурочную работу и участвующим в данной программе.

Прекращение или приостановление действия соглашений по СПЦРВ

Хотя соглашения VRWS заключаются на определенный срок, они могут быть расторгнуты по взаимному согласию в конце любого периода выплаты заработной платы. Соглашения VRWS могут быть расторгнуты по усмотрению руководства при повышении, переводе или переназначении сотрудника в рамках агентства, учреждения или института, хотя кредиты VR должны быть перенесены в табеле учета рабочего времени сотрудника. Соглашения VRWS также могут быть расторгнуты при переходе сотрудника из одного агентства в другое или между учреждениями или институтами в пределах

Сотрудники, которые находятся в отпуске по болезни с половинной оплатой в течение 28 календарных дней подряд, получают кредиты на оплату отпуска в течение 28 календарных дней подряд или отсутствуют по причине производственной травмы или болезни в течение 28 календарных дней подряд, действие соглашения VRWS будет приостановлено и они будут возвращены к обычному графику работы на полный рабочий день и базе оплаты. При несчастных случаях, произошедших 1 июля 1993 года или после этой даты, сотрудники, охваченные программой медицинской оценки, будут продолжать пользоваться VRWS до первого дня нахождения в отпуске по нетрудоспособности с процентной надбавкой, после чего действие их соглашения VRWS будет приостановлено, а у тех, кто отказывается от участия в программе медицинской оценки, действие соглашения VRWS будет приостановлено в первый день отпуска без сохранения заработной платы. Приостановление действия соглашения VRWS не продлевает срок действия соглашения после запланированной даты его окончания. Если сотрудник возвращается на работу до запланированной даты окончания соглашения VRWS, участие сотрудника в соглашении VR возобновляется и продолжается до запланированной даты окончания, если обе стороны не договорятся о прекращении действия соглашения.

Положения об оплате банковского (неиспользованного) времени VR в исключительных случаях

Программа VRWS задумана как программа, позволяющая сотрудникам добровольно обменивать доход на отгулы. Соглашение об участии в программе между работником и руководством включает план использования заработанного времени VR. Руководство должно приложить все усилия для того, чтобы время VR, заработанное работником, было использовано: (1) в соответствии с условиями индивидуального соглашения VRWS, (2) до даты ликвидации 30 сентября (см. Раздел 3), (3) до увольнения сотрудника со службы в штате, и (4) пока сотрудник работает на той работе, которую он/она занимал/а на момент заключения соглашения о Программе VRWS. Если это невозможно, то оплата банковского (неиспользованного) времени VR может быть произведена в исключительных случаях, которые подпадают под следующие критерии:

Во всех случаях, когда производится оплата неиспользованного времени VR, уведомление об оплате должно быть направлено в исследовательский отдел OER - программу VRWS. Такое уведомление должно включать дату выплаты, обстоятельства выплаты, имя сотрудника, его должность, количество часов в обычной рабочей неделе сотрудника (37,5 или 40), количество дней неиспользованного времени VR, дневную ставку оплаты и общую сумму выплаты в долларах. Кроме того, агентства должны подтвердить, что они еще не использовали сэкономленные средства для замены персонала в других программах, или, если они это сделали, указать другой источник финансирования для выплаты.

1. При увольнении, уходе с государственной службы, прекращении работы, выходе на пенсию или смерти неиспользованное время VR будет оплачено по действующей на тот момент ставке прямой оплаты труда.
2. При переводе сотрудника из одного агентства в другое или между учреждениями или институтами внутри агентства неиспользованное время VR будет оплачиваться по текущей ставке прямого рабочего времени агентством или учреждением/институтом, в котором было заработано время VR, если только сотрудник не попросит и новое агентство или учреждение/институт не согласится на перевод времени VR в карточку учета рабочего времени сотрудника. Единовременная выплата за остатки VR при переходе в другое агентство или учреждение/институт будет произведена независимо от того, предоставлен ли сотруднику отпуск в агентстве, где было заработано время VR. Выплата будет произведена в течение двух периодов начисления заработной платы после перехода в новое агентство/ учреждение/ институт.
3. Конечные остатки VRWS должны быть разделены по каждому финансовому году. Сотрудники, которые накапливают время VR в течение финансового года и которые не могут использовать время VR из-за требований руководства, основанных на рабочей нагрузке, к 30 сентября после окончания финансового года, в котором истекает срок действия индивидуального соглашения сотрудника, будут оплачены по текущей ставке прямого рабочего времени. Оплата будет производиться в течение двух периодов заработной платы после соответствующей даты ликвидации 30 сентября. Просьбы о выплате в исключительных случаях, указанных в данном подпункте, в отличие от случаев, указанных в подпунктах (a) и (b) выше, должны направляться в Отдел исследований OER - Программа VRWS, и решение по ним будет приниматься в каждом конкретном случае.

Пересмотр отказов в предоставлении VRWS

Индивидуальные запросы

Работник, чей запрос на участие в программе VRWS был отклонен, имеет право запросить письменное изложение причины отказа. Такое письменное заявление должно быть предоставлено в течение пяти рабочих дней с момента запроса. После получения письменного объяснения причины отказа сотрудник может потребовать пересмотра отказа руководителем агентства или уполномоченным лицом руководителя агентства. Такие запросы на пересмотр должны быть поданы и будут рассмотрены в соответствии со следующей процедурой:

1. Запрос должен быть подан работником или представителем работника в течение 10 рабочих дней с момента получения письменного заявления или с даты, когда письменное заявление должно было быть подано.
2. Просьбы должны быть поданы должностному лицу, которое является уполномоченным лицом руководителя учреждения на этапе 2 процедуры рассмотрения жалоб. Работники учреждений должны одновременно предоставить копию такого запроса руководителю учреждения.
3. В таких запросах должно быть указано, почему сотрудник считает, что письменные причины отказа неправомерны. В запросе должно быть объяснено, как, по мнению работника, можно реорганизовать или перераспределить его работу таким образом, чтобы его участие в программе VRWS не создавало неоправданных помех для программных операций агентства.
4. Уполномоченное лицо руководителя агентства должно рассмотреть апелляцию и вынести решение в течение 10 рабочих дней с момента получения. Решение направляется работнику, и, если необходимо, копия направляется президенту Профсоюза. Решение должно быть основано на протоколе, за исключением того, что уполномоченное лицо главы агентства может провести встречу с работником и/или его руководителями, если уполномоченное лицо считает, что для принятия решения требуется дополнительная информация или обсуждение. Если сотрудник считает, что существуют особые обстоятельства, которые делают встречу уместной, сотрудник может описать эти обстоятельства в дополнение к предоставлению информации, указанной в пункте 3 выше, и попросить провести встречу для рассмотрения. Уполномоченное лицо главы агентства должно рассмотреть такую просьбу при принятии решения о том, проводить или не проводить совещание по рассмотрению.
5. Решение уполномоченного лица главы агентства не подлежит дальнейшему обжалованию.

Практика в масштабах всего учреждения или агентства

Если профсоюз утверждает, что агентство или учреждение, или его подразделение установили практику регулярного отказа работникам в приеме заявлений на участие, этот вопрос должен стать предметом обсуждения в комитете труда и менеджмента на соответствующем уровне. Такие обсуждения между работниками и руководством должны проводиться в соответствии с положениями коллективного договора.

Исключения

Управление по работе с персоналом может отменить ограничения и запреты, содержащиеся в настоящих Руководящих принципах программы, если Управление решит, что строгое соблюдение этих принципов нанесет ущерб разумному и упорядоченному управлению правительством штата.

Ежегодный отпуск

Пропорционально распределить начисления на основе процента VRWS сотрудника.

 

Личный отпуск

Пропорционально распределять кредиты на основе процента VRWS сотрудника.

 

Больничный лист с полной оплатой

Пропорционально распределить начисления на основе процента VRWS сотрудника.

 

Праздники

Пособие к отпуску не меняется.

 

Больничный лист с половинной оплатой

Это не влияет на право на получение пособия или право на льготы. У сотрудников, которые уходят в отпуск по болезни с половинной оплатой в течение 28 календарных дней подряд, действие договора VRWS приостанавливается, и они возвращаются к обычному графику работы на полный рабочий день и базе оплаты.

 

Компенсационные выплаты работникам

Это не влияет на право на получение компенсационных выплат работникам в соответствии с правилами или контрактом. После 28 последовательных календарных дней отсутствия по причине производственной травмы или болезни действие соглашения VRWS приостанавливается, и сотрудник возвращается к своему обычному графику работы на полный рабочий день и базе оплаты. В этот момент работник получает компенсационные выплаты на основе обычной зарплаты за полный рабочий день и больше не зарабатывает кредиты VR. При несчастных случаях, произошедших 1 июля 1993 года или после этой даты, сотрудники, охваченные программой медицинской оценки, будут продолжать пользоваться VRWS до первого дня нахождения в отпуске по нетрудоспособности с процентной надбавкой к заработной плате, после чего действие их соглашения VRWS будет приостановлено, а у тех, кто отказывается от участия в программе медицинской оценки, действие соглашения VRWS будет приостановлено в первый день отпуска без сохранения заработной платы. Приостановление действия соглашения VR не продлевает действие соглашения после запланированной даты его окончания. Если сотрудник возвращается на работу до запланированной даты прекращения действия соглашения VR, его участие в соглашении VRWS возобновляется и продолжается до запланированной даты прекращения действия, если обе стороны не договорятся о прекращении действия соглашения.

 

Оставить пожертвование

У сотрудников, отсутствующих в течение 28 календарных дней подряд, договор VRWS будет приостановлен.

 

Военный отпуск

 

Отпуск для присяжных заседателей

Это не влияет на право на получение прав или пособий.

 

Остатки оплачиваемых отпусков в табеле учета рабочего времени

Не требуется, чтобы отпускные кредиты были исчерпаны до начала действия соглашения VRWS. Остатки отпусков, больничных и праздничных дней переносятся без корректировки; остаток личного отпуска переносится пропорционально.

 

Оплата за смену

Пропорция на основе процента VRWS.

 

Оплата за неудобства

Пропорция на основе процента VRWS.

 

Оплата за местоположение

Пропорция на основе процента VRWS.

 

Географическая оплата труда

Пропорция на основе процента VRWS.

 

Предсменный инструктаж

Пропорция на основе процента VRWS.

 

Оплата за дежурство

Никакого воздействия нет.

 

Зарплата

Нормальная заработная плата брутто уменьшается на процент добровольного сокращения рабочего графика. Это не влияет на базовую годовую ставку заработной платы.

 

Расчет заработной платы

Работник никогда не покидает платежную ведомость. В течение всего периода действия соглашения работник остается в статусе полной заработной платы с частичной оплатой и получает чеки на оплату труда каждый период на согласованном временно сниженном уровне.

 

Возвращение к нормальному рабочему графику

По окончании периода действия соглашения VRWS сотрудник вернется к своему обычному графику работы на полный рабочий день и оплате труда.

 

Банковское (неиспользованное) время VR после возвращения к нормальному рабочему графику

Временные кредиты VR могут быть перенесены на карту учета рабочего времени сотрудника после завершения периода действия индивидуального соглашения VRWS, но должны быть ликвидированы до 30 сентября после окончания финансового года, в котором истекает срок действия индивидуального соглашения сотрудника. Конечные остатки VRWS должны быть разделены по каждому финансовому году.

 

Банковское (неиспользованное) время VR при увольнении

При увольнении, уходе с государственной службы, увольнении, выходе на пенсию или смерти неиспользованное время VR будет оплачиваться по ставке прямого рабочего времени.

 

Банковское (неиспользованное) время VR при повышении, переводе или перераспределении в рамках агентства или в рамках учреждения или заведения

Неиспользованные кредиты времени VR переносятся на карту учета рабочего времени сотрудника, если перемещение происходит в рамках назначающего органа. Продолжение соглашения VRWS зависит от усмотрения руководства.

 

Банковское (неиспользованное) время VR при переходе из одного агентства в другое или между объектами или учреждениями внутри агентства

Неиспользованное время VR будет оплачиваться по ставке прямого рабочего времени тем агентством или учреждением/учреждением, в котором было заработано время VR, если только сотрудник не попросит и новое агентство или учреждение/учреждение не согласится на перевод времени VR в карточку учета рабочего времени сотрудника.

 

Медицинское страхование

Никаких последствий нет; работник сохраняет полную страховку.

 

Стоматологическое страхование

Никаких последствий нет; работник сохраняет полную страховку.

 

Фонд пособий работникам

Нет никакого эффекта.

 

Пособие по потере кормильца

Нет никакого эффекта.

 

Доходы от пенсионных выплат

Участие в программе уменьшит конечную среднюю зарплату, если период VRWS будет включен в три года заработка, используемые для расчета конечной средней зарплаты.

 

Кредит за выслугу лет при выходе на пенсию

Пропорция на основе процента VRWS.

 

Социальное обеспечение

Ставка взноса не меняется, она устанавливается федеральным законом и применяется к зарплате, которую получает работник.

 

Страхование по безработице

Никаких изменений нет. Формула установлена законом.

 

Аванс на выполнение работ или аванс на прирост

Дата оценки не изменяется. Соответствие требованиям не меняется.

 

Премия по результатам работы или единовременная выплата

Никаких последствий. Правомочность не меняется.

 

Увеличение продолжительности жизни

Здесь нет никаких изменений в праве на участие.

 

Испытательный срок

Это не имеет последствий. Плановое нерабочее время по соглашению VRWS не является отсутствием для целей продления испытательного срока.

 

Стажировка

Эффекта нет. Стажировки не продлеваются на запланированное нерабочее время по договору VRWS.

 

Увольнение

Никаких последствий. Дата стажа для целей увольнения не изменяется.

 

Стаж

Никаких последствий. Работник не покидает платежную ведомость. Дата стажа не изменяется; стаж начисляется в полном объеме.

 

Стаж для экзаменов на повышение

Никаких последствий. Использованное время VR будет учитываться как отработанное время при определении стажа для экзаменов на повышение.

 

Право на участие в экзаменах на повышение

Никаких последствий. Использованное время VR будет учитываться как отработанное время при определении права на сдачу экзаменов на повышение.

 

Право на участие в открытых конкурсных экзаменах

Пропорция основана на проценте VRWS; использованное время VR не считается отработанным временем для определения стажа работы для открытых конкурсных экзаменов.

 

Сверхурочная работа

Использованное время VR не должно учитываться как отработанное время при определении права на оплату сверхурочных по премиальным ставкам в течение рабочей недели.